Self Check-In für die Arztpraxis: ETERNO Smart Check-In

Funktionen

So vereinfacht der Self Check-In Ihren Praxisalltag

Mit dem Smart Check-In arbeitet Ihr Team den gesamten Praxisbesuch über die Terminkarte ab. Sie zeigt auf Knopfdruck alle relevanten Patienteninformationen zusammen mit den passenden Aktionen an. Ob Identifikation, Raumzuweisung oder Entlassung: In der ETERNO Cloud Praxissoftware läuft alles über eine Oberfläche.

Patient:in identifizieren und aufnehmen

Ein Klick auf einen Termin öffnet die Terminkarte und zeigt Name, Patientennummer und Geburtsdatum sofort an. Gesucht werden kann dabei auf mehreren Wegen: über die Terminübersicht, die Kalendersuche oder direkt per Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse oder Patientennummer. Für gesetzlich versicherte Patient:innen lässt sich die elektronische Gesundheitskarte (eGK) direkt einlesen. Ein Kartenzug genügt, und der Versicherungsstatus aktualisiert sich automatisch in Echtzeit mit der Patientenakte. Ein direkter Link führt von der Terminkarte in die vollständige Patientenakte in der inSuite, inklusive aller bisher ausgefüllten Formulare und Dokumente.

Terminübersicht mit geöffneter Terminkarte, die Name, Patientennummer und Geburtsdatum anzeigt

Raumzuweisung und Dokumentenstatus mit grünen und roten Punkten je Termin

Praxisbesuch steuern

Nach der Anmeldung am Empfang weist das System die Patientin oder den Patienten automatisch dem passenden Wartezimmer oder Behandlungsraum zu, basierend auf Tageszeit, behandelnder Ärztin oder behandelndem Arzt und Raumverfügbarkeit. Auch bei geteilten Räumen und wechselnden Sprechzeiten funktioniert die Zuweisung zuverlässig, und Ihr Team kann jederzeit manuell eingreifen oder verlegen. Der Dokumentenstatus ist auf einen Blick erkennbar: Ein grüner Punkt zeigt vorab ausgefüllte Formulare an, ein roter Punkt macht fehlende Angaben sichtbar. Wurden digitale Formulare nicht vorab ausgefüllt, erzeugt das System automatisch einen QR-Code, über den Patient:innen die Angaben direkt vor Ort am eigenen Smartphone im Browser nachholen. Das reduziert Wartezeiten und iPad-Übergaben am Empfang um bis zu 70 %.

Aufgaben und Dokumente immer im Blick behalten

Nach der Behandlung wird die Patientin oder der Patient direkt aus der Terminkarte entlassen, bei Bedarf inklusive sofortiger Vereinbarung eines Folgetermins über die Online-Terminbuchung Ihrer Arztpraxis.

Praxisweite Aufgabenübersicht mit den Statusspalten Neu, In Bearbeitung und Erledigt

Aufgaben direkt aus dem Termin

Neue Aufgaben oder Folgetermine legen Sie ohne Umweg aus der Terminkarte heraus an. Offene, noch zu erledigende Aufgaben zum jeweiligen Termin sind sofort sichtbar.

Praxisweite Aufgabenübersicht

Alle Aufgaben Ihrer Praxis auf einen Blick, mit den Statusspalten „Neu“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Filtern Sie nach Rolle, Standort, Datum, Wichtigkeit oder eigener Zuständigkeit, und erkennen Sie über farbcodierte Prioritäten sofort, was zuerst erledigt werden muss.

Dokumente hochladen und empfangen

Rezepte, Überweisungsscheine oder Laborbefunde laden Sie direkt über die Terminkarte hoch, sie landen automatisch in der Patientenakte. Haben Patient:innen vorab über ihr CareGate-Konto eigene Dokumente hochgeladen, erscheinen auch diese auf der Terminkarte.

Terminhistorie

Alle anstehenden und vergangenen Termine, Terminketten mit zusammenhängenden Behandlungen und sämtliche zuvor ausgefüllte Formulare erscheinen übersichtlich auf der Terminkarte, auch aus früheren Besuchen.

Automatische Formular-Zuweisung

Das System erkennt, welche Formulare für den jeweiligen Termin benötigt werden, und weist sie automatisch zu. Ihr Team muss nichts manuell konfigurieren und kann bei Bedarf zusätzlich unterstützen.

Automatischer Patientenaufruf

Sobald die Anmeldung abgeschlossen ist, ändert sich der Terminstatus automatisch und das Aufrufsystem wird ausgelöst. Patient:innen erhalten ihr Ticket digital oder gedruckt.

Ihre Vorteile

Weniger Chaos am Empfang

Für das Praxisteam

Der gesamte Aufnahmeprozess läuft über die Terminkarte. Raumzuweisung, Dokumentenstatus und offene Aufgaben sind sofort sichtbar, sodass Ihr Empfang auch bei hohem Patientenaufkommen den Überblick behält. Automatische Erinnerungen und Bestätigungen sorgen dafür, dass Patient:innen vorbereitet erscheinen und Terminausfälle sinken.

Für Patient:innen

Die Aufnahme läuft strukturiert und ohne Rückfragen ab, was die Wartezeit am Empfang verkürzt. Fehlende Formulare lassen sich direkt vor Ort am eigenen Smartphone nachholen, und nach der Behandlung steht ein Folgetermin bereit, ohne erneut am Empfang anzustehen.

Zertifizierungen

Datenschutz ist bei ETERNO Standard

Die ETERNO Cloud erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen – DSGVO-konform, verschlüsselt und ausschließlich in Deutschland gehostet. Für einen Praxisalltag, auf den Sie sich verlassen können.

ISO 27001

ETERNO Cloud ist ISO 27001-zertifiziert und schützt Daten durch ein geprüftes Informationssicherheits-Managementsystem.

DSGVO

Wir halten uns strikt an die DSGVO und garantieren eine transparente, rechtssichere und datenschutzkonforme Verarbeitung aller personenbezogenen Daten.

KBV

Unsere Systeme entsprechen den IT-Sicherheitsanforderungen der KBV und erfüllen alle Vorgaben für den sicheren Einsatz in der vertragsärztlichen Versorgung.

Gematik

ETERNO Cloud orientiert sich an den Vorgaben der Gematik und unterstützt eine sichere, digitale Kommunikation im deutschen Gesundheitswesen.

TLS

Alle Datenübertragungen sind durch moderne TLS-Verschlüsselung geschützt – für maximale Vertraulichkeit, Integrität und sicheren Zugriff.

Wechselprozess

Ihr Weg zur cloudbasierten Praxissoftware

Datenmigration vom bestehenden Praxisverwaltungssystem

Individuelle Konfiguration - vom Formular bis zum Sono

Effizienter Übergang mit persönlicher Ansprechperson bei allen Herausforderungen

Lernen Sie die ETERNO Cloud kennen

Entscheiden Sie sich für die ETERNO Cloud und gestalten Sie Ihre Praxisführung neu – intuitiv, effizient und zukunftsorientiert.

FAQ

Häufige Fragen

Noch Fragen?

Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter.

Nein. Der Smart Check-In ist eine softwarebasierte Lösung innerhalb der ETERNO Cloud und läuft direkt im Browser. Dedizierte Hardware wie Kiosk-Terminals oder Selbstanmeldestationen sind nicht erforderlich.

Über die Terminkarte, die Name, Patientennummer und Geburtsdatum sofort anzeigt. Ihr Team kann über die Terminübersicht, die Kalendersuche oder direkt per Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse oder Patientennummer suchen. Für gesetzlich Versicherte lässt sich zusätzlich die elektronische Gesundheitskarte (eGK) einlesen.

Ein roter Punkt neben dem Termin macht fehlende Formulare sofort sichtbar. Das System erzeugt automatisch einen QR-Code, über den Patient:innen die Angaben direkt vor Ort am eigenen Smartphone im Browser nachholen. Nach Abschluss wechselt der Punkt auf Grün.

Ja. ETERNO Cloud ist cloudbasiert und standortübergreifend nutzbar. Aufgaben, Termine und Patientendaten sind an jedem Standort verfügbar, und die praxisweite Aufgabenübersicht lässt sich nach Standort filtern.