ePA-Pflicht 2025: Was Ärzt:innen beachten müssen

Die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) ist ab dem 1. Oktober 2025 verpflichtend. Ärztinnen, Ärzte sowie Psychotherapeut:innen in Deutschland sind laut § 347 SGB V gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte medizinische Informationen digital in der ePA zu speichern. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was die ePA-Pflicht für Ihre Praxis konkret bedeutet, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie Sie die neuen Anforderungen möglichst einfach umsetzen können.

Was bedeutet die ePA-Pflicht 2025 für meine Praxis?

Mit Inkrafttreten der ePA-Pflicht zum 1. Oktober 2025 endet die freiwillige Phase: Niedergelassene Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen sind jetzt gesetzlich dazu verpflichtet, die elektronische Patientenakte aktiv zu nutzen.

Für wen gilt die Pflicht?

Die gesetzliche Regelung gemäß § 347 SGB V betrifft alle Vertragsärzt:innen und Vertragspsychotherapeut:innen, unabhängig von Fachrichtung oder Praxisgröße. Auch angestellte Ärzt:innen in medizinischen Versorgungszentren oder Berufsausübungsgemeinschaften unterliegen der Verpflichtung. ‍

Welche Inhalte müssen in die ePA eingestellt werden?

Verpflichtend einzustellen sind medizinische Dokumente, sofern sie aus der aktuellen Behandlung stammen, von der Praxis selbst erhoben wurden (mit Ausnahme von Laborwerten), in elektronischer Form vorliegen und kein Widerspruch der Patientin oder des Patienten erfolgt ist. Konkret betrifft das folgende Inhalte:

• Befundberichte aus invasiven, chirurgischen, nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
• Befunddaten aus der bildgebenden Diagnostik
• Laborbefunde
• Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe)

Dokumente auf Patient:innenwunsch

Über die gesetzlichen Pflichtdokumente hinaus haben Patientinnen und Patienten Anspruch darauf, dass Sie auf Nachfrage weitere Daten aus der aktuellen Behandlung in die ePA einstellen. Dazu gehören unter anderem:

• Daten aus Disease-Management-Programmen
• eAU-Bescheinigungen als Patient:innen-Kopie
• Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
• Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen
• Kopien der Behandlungsdokumentation

ePA-Pflicht für Ärztinnen und Ärzte: Patient:innen richtig informieren

Ärzt:innen sind mit der Einführung der ePA dazu verpflichtet, ihre Patient:innen darüber zu informieren, welche Daten in die elektronische Patientenakte übertragen werden und unter welchen Voraussetzungen dies geschieht. Patient:innen müssen verstehen, welche Daten gespeichert werden, warum dies geschieht und welche Rechte sie haben.

Konkret bedeutet das:

• Welche Dokumente verpflichtend eingestellt werden, z. B. Befunde, Arztbriefe, Laborwerte
• Dass Patient:innen dem Einstellen bestimmter Daten widersprechen können (mündlich in der Praxis oder in ihrer ePA-App)
• Dass auf Wunsch zusätzliche Daten aufgenommen werden können, etwa Vorsorgevollmachten oder DMP-Daten
• Dass bei besonders sensiblen Informationen (z. B. zu psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen oder Schwangerschaftsabbrüchen) eine erweiterte Aufklärungspflicht besteht

Die Information kann mündlich oder per Praxisaushang erfolgen.

Dokumentation von Einwilligung und Widerspruch

Praxen sind darüber hinaus verpflichtet, bestimmte Aussagen und Entscheidungen der Patient:innen nachprüfbar in einer separaten Behandlungsdokumentation festzuhalten. Dazu zählen:

• Ein Widerspruch gegen das Einstellen bestimmter Dokumente
• Die mündliche Einwilligung, dass auf Wunsch zusätzliche Informationen eingestellt werden
• Bei genetischen Daten: Die schriftliche oder elektronische Einwilligung zur Speicherung in der ePA

So rechnen Sie die ePA-Leistungen korrekt ab

Die aktive Nutzung der ePA für alle bringt nicht nur neue Pflichten mit sich, sondern ist auch vergütungsfähig. Für das Befüllen der elektronischen Patientenakte stehen Praxen mehrere Gebührenordnungspositionen (GOP) zur Verfügung, die extrabudgetär vergütet werden. Im Wesentlichen gibt es drei GOPs, mit denen Praxen ePA-bezogene Tätigkeiten abrechnen können:

Erstbefüllung (GOP 01648 – 89 Punkte / 11,03 €)

• Nur abrechnungsfähig, wenn noch kein anderes Dokument durch eine andere Praxis in die ePA der Patientin oder des Patienten eingestellt wurde
• Sektorenübergreifend einmalig pro Patient:in
• Nicht kombinierbar mit GOP 01647 oder 01431 im selben Behandlungsfall

Weitere Befüllung (GOP 01647 – 15 Punkte / 1,86 €)

• Als Zuschlag zu Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale
• Abrechnungsfähig einmal pro Behandlungsfall
• Gilt auch für Ermächtigte (z. B. GOP 01320 / 01321) und bestimmte Spezialleistungen (z. B. Schmerztherapie)

Weitere Befüllung ohne Kontakt zwischen Ärzt:in und Patient:in (GOP 01431 – 3 Punkte / 0,37 €)

• Zuschlag zur Verwaltungspauschale (z. B. GOP 01430, 01435, 01820)
• Bis zu viermal pro Arztfall abrechnungsfähig
• Nur gültig, wenn kein persönlicher oder video-basierter Kontakt im selben Behandlungsfall stattgefunden hat

ePA-Pflicht: Was Sie als Ärzt:in über die Nutzung wissen sollten

Zugang zur ePA erhalten Sie über Ihr Praxisverwaltungssystem. Der Zugriff erfolgt über das Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) in das Kartenterminal der Praxis. Damit wird der sogenannte Behandlungskontext hergestellt.

• Mit jedem Stecken der eGK wird der Zugriff für 90 Tage freigeschaltet
• Dieser Zeitraum verlängert sich automatisch, wenn die Karte erneut gesteckt wird
• Der Zugriff gilt für die gesamte Praxis, inklusive nichtärztlichem Personal

Was zeigt das PVS an?

Ein praxisgerechtes PVS erkennt beim Stecken der eGK automatisch:

• ob eine ePA vorhanden ist
• ob ein Zugriff besteht
• wie lange dieser Zugriff gültig ist

Was darf eingesehen werden?

Sobald der Behandlungskontext aktiv ist, kann die Praxis auf alle freigegebenen Inhalte in der ePA zugreifen. Dazu zählen z. B. Laborbefunde, Arztbriefe, Medikationslisten und Diagnosen. Verborgene oder gelöschte Inhalte sind hingegen nicht sichtbar, und es wird auch nicht angezeigt, ob bestimmte Dokumente fehlen. Eine routinemäßige Prüfung der ePA ist nicht verpflichtend, der Zugriff erfolgt anlassbezogen, z. B. wenn im Gespräch auf Vorbefunde hingewiesen wird.

Welche Anforderungen muss das PVS für die ePA-Pflicht 2025 erfüllen?

Um die digitale Patientenakte nutzen zu können, muss Ihr Praxisverwaltungssystem bestimmte technische und funktionale Voraussetzungen erfüllen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat klare Anforderungen definiert, die eine schnelle und unkomplizierte Arbeit mit der ePA ermöglichen sollen.

Für die Nutzung der ePA benötigen Sie:

• Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI)
• Konnektor der Stufe PTV4+ oder höher
• PVS-Modul ePA 3.0 mit aktueller KOB-Zertifizierung

Die ePA-Pflicht 2025 erfolgreich umsetzen – mit Eterno Cloud

Eterno Cloud erfüllt alle technischen und funktionalen Voraussetzungen für die ePA-Pflicht und bietet Ihnen eine moderne, praxisnahe Lösung für den digitalen Praxisalltag. Die Praxissoftware bringt alles mit, was Sie für eine rechtskonforme Nutzung der ePA benötigen:

• Integriertes ePA-Modul (Version 3.0), direkt in der Benutzeroberfläche verfügbar
• TI-konform dank Konnektor-Anbindung, eHBA-Unterstützung und Kartenlesegerät
• Gematik-zertifiziert nach aktuellem Stand der Technik

So unterstützt Eterno Cloud die Nutzung der ePA

Eterno Cloud bietet Ihnen eine breite Vielfalt an Features, die Ihnen die Nutzung der ePA spürbar erleichtern.

• Automatische Übernahme von Metadaten: Beim Einstellen von Dokumenten in die ePA werden alle erforderlichen Informationen vollautomatisch aus der Patientenakte übernommen.
• Intuitive Dokumentenübersicht mit Filter- und Suchfunktion: Alle ePA-Dokumente lassen sich dank smartem Dokumentationssystem schnell auffinden und nach Typ, Erstellungsdatum oder Behandler filtern.
• Mehrfach-Uploads auf Knopfdruck: Mehrere relevante Dokumente lassen sich gleichzeitig und mit nur wenigen Klicks in die ePA hochladen.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Die Bedienung ist klar strukturiert, logisch aufgebaut und auch für MFA schnell erlernbar, was für eine effiziente Aufgabenverteilung im Team sorgt.
• Nahtlose integriert: Module wie Online-Terminmanagement, digitale Abrechnung und digitale Patientenkommunikation sind vollständig integriert.

Weitere Vorteile von Eterno Cloud für Ihre Praxis

Eterno Cloud ist optimal auf die ePA-Pflicht für Ärztinnen und Ärzte vorbereitet und bietet Ihnen als cloudbasierte Praxissoftware der neuesten Generation darüber hinaus eine Vielzahl weiterer Vorteile für Ihre Praxisorganisation.

• Standortunabhängigkeit: Voller Zugriff auf Ihre Praxissoftware, egal ob im Homeoffice, im Nebenstandort oder unterwegs.
• DSGVO-konforme Datenspeicherung: Ihre Daten sind sicher in zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert und geschützt.
• Keine lokale Serverhardware nötig: Die Anwendung läuft vollständig in der Cloud, sodass keine Wartung und keine Investitionen in eigene IT-Infrastruktur nötig sind.
• Automatische Updates und Backups: Die Software wird zentral gewartet. Neue Features, Sicherheitsupdates und Backups werden automatisch eingespielt.
• Schnelle Implementierung: Eterno Cloud wird innerhalb von 30 Tagen implementiert, inklusive persönlicher Schulungen und Einarbeitung Ihres Personals vor Ort.
• Smarte KI-Features: KI-gestützte Module wie AmbientAI, VisitAI oder CareView unterstützen Sie bei der automatischen Dokumentation, intelligenten Terminplanung uvm.

Fragen rund um die ePA-Pflicht für Ärzt:innen beantwortet

Ab wann ist die elektronische Patientenakte Pflicht?

Die ePA-Pflicht gilt ab dem 1. Oktober 2025. Ab diesem Stichtag müssen alle ärztlichen und psychotherapeutischen Praxen in der Lage sein, bestimmte Behandlungsdokumente aktiv in die elektronische Patientenakte ihrer Patient:innen einzustellen, andernfalls drohen ab 2026 Sanktionen wie Honorarkürzungen.

Für welche Praxen gilt die ePA-Pflicht 2025?

Die Pflicht betrifft alle Vertragsärzt:innen und Psychotherapeut:innen. Unabhängig von Fachrichtung, Praxisgröße oder Standort sind alle niedergelassenen Praxen zur Nutzung der ePA verpflichtet.

Welche Befunde müssen in die ePA?

Verpflichtend einzustellen sind Arztbriefe, Laborbefunde, Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen und Befundberichte aus bildgebender Diagnostik. Als Faustregel gilt: In die ePA gehört das, was Sie heute schon an Kolleginnen und Kollegen berichten und was für die Mit- und Weiterbehandlung von Interesse sein kann.

Wie informiere ich Patient:innen über die Pflicht zur digitalen Patientenakte?

Patient:innen müssen mündlich oder über einen Aushang über ihre Rechte und die Nutzung der ePA informiert werden. Dazu gehört, welche Daten verpflichtend eingestellt werden, wie das Widerspruchsrecht funktioniert und dass auf Wunsch zusätzliche Dokumente aufgenommen werden können. Für besonders sensible Informationen gelten erweiterte Informationspflichten.

Welche Voraussetzungen muss das PVS für die ePA-Pflicht 2025 erfüllen?

Ihr Praxisverwaltungssystem benötigt drei grundlegende technische Komponenten: eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur, einen Konnektor der Stufe PTV4+ oder höher sowie ein PVS-Modul ePA 3.0 mit aktueller KOB-Zertifizierung.

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